Gerir com eficiência os recursos relacionados à mão de obra dos colaboradores, não é algo fácil. E esta complexidade não está ligada simplesmente com administrar as pessoas e as suas relações, tarefa designada ao setor de Recursos Humanos. Além disso, cabe aos gestores pensar sobre o impacto dos encargos trabalhistas, escalas de trabalhos, horas extras, os custos adicionais, a legislação trabalhista e ainda o risco com futuras ações na justiça do trabalho (gestão do passivo trabalhista), entre outros aspectos que podem ocasionar desagradáveis surpresas.

No atual ambiente dos negócios, não há espaço para desperdícios, pois o lucro é resultado da otimização de custos e despesas. Gerenciar os recursos empregados na mão de obra (Colaboradores) é um diferencial. E para otimizar a gestão da sua folha de pagamento, preparamos dicas sobre como reduzir seus custos:

Dica Nº1:  Não permita a cultura da hora extra. Além do adicional de hora extra sobre o salário, que varia de 50% a 100% do valor hora do funcionário, a incidência sobre estas horas de encargos (FGTS, INSS e outros), existe ainda a inclusão destas como médias para cálculo de 13º, férias e aviso prévio. Se o mesmo funcionário possui volume de horas expressivo e frequente, talvez esteja na hora de contratar mais colaboradores, ou de repensar as escalas de trabalho;

Dica Nº 2:  Caso a atividade permita, implante a compensação de jornada através do banco de horas. A flexibilidade do banco de horas, beneficia o empregado e o empregador, melhorando esta relação e proporcionando redução de pagamentos de horas adicionais. É comum algumas empresas desembolsarem valores altos em função de minutos excedentes na jornada, que se acumulam e ao final do mês somam valor expressivo;

Dica Nº3:  Fique atento à convenção coletiva! A convenção coletiva define regras que podem trazer benefícios à parte empregadora, desde que seja interpretada corretamente. Acompanhando as negociações sindicais da categoria, é possível revisar itens de desperdício, como por exemplo: benefícios que são fornecidos sem estarem aparados pela convenção, mas que não melhora a relação empresa versus colaborador, tornando-se assim, um custo desnecessário;

Dica Nº4:  Revise a política de concessão de benefícios periodicamente. Itens como: auxílio, refeição, vale transporte, auxílio educação ou EPIs, possuem fornecedores e soluções alternativas que, dependendo do número de funcionários, podem….reduzir significativamente o desembolso. Avaliações como: ter refeitório próprio ou conceder vale refeição? Contratar transporte terceirizado ou conceder vale transporte? Mudar o fornecedor do EPI ou comprar o equipamento em lotes, podem trazer benefícios para empresa.

Dica Nº 5:  Contrate uma empresa especializada na avaliação da segurança e do ambiente de trabalho e revise as funções que são, ou não, consideradas insalubres. O ambiente de trabalho se modifica conforme a dinâmica dos negócios, funções que tinham determinado fator de insalubridade ou periculosidade podem ter esta incidência modificada dependendo da condição do ambiente ou processo produtivo;

Dica Nº 6:  Controle o tempo de execução de cada atividade. Construa um diagrama do seu processo interno, pois avaliando a cadeia de valor interna será possível identificar atividades que não agregam valor e elimina-las, reduzindo o tempo de cada funcionário. A existência de vícios administrativos dentro das companhias, como exemplo: controle no sistema, em planilha e manuais da mesma informação, são exemplos clássicos deste tipo de desperdício de recurso;

Dica Nº7: Gerencie todos os reembolsos de viagens como: alimentação, táxi estacionamento, pedágios, hospedagem e quilometragem.  Estabeleça limites para valores a serem reembolsados por dia, trajeto ou quilometro rodado.

Sua empresa tem o menor custo com a folha de pagamento? Converse com um especialista da Roma e realize uma avaliação. Nesta será: revisada a base e dos cálculos das rubricas de proventos e descontos ; O Cruzamento dos dados da folha de pagamento com a convenção coletiva (sindicato); A Avaliação das escalas e horários de trabalho; a Avaliação do controle de ponto versus legislação vigente; a Avaliação do volume de horas extras, faltas, atestado e demais eventos de exceção de ponto; a análise dos Laudos de PPRA e PCMSO; da estrutura de cargos e salários; de alternativas com a aplicação da Reforma Trabalhista; dos encargos sobre a folha de pagamento; a análise da programação de férias e contratos de trabalho; a análise de débitos de FGTS, INSS e pendencias de declarações; a análise de Saldo credor de INSS e retenções, se houver; a análise de parcelamentos de FGTS e INSS, se houver; o Cálculo e análise do custo real por colaborador, principais cargos e setores; a Criação de um ranking de custo real por colaborador;  a Revisão dos cálculos e apuração dos encargos.

Autora: Rosane Machado

** Sobre autora:

É Consultora empresarial, Palestrante, Contadora e Mestre em Ciências Contábeis. Possui larga experiência na área de contabilidade gerencial, com ênfase em gestão estratégica de custos, gestão de riscos e controladoria. Atuou em empresas multinacionais, na área de controladoria. Atuou como professora de graduação presencial e EAD em Universidades como: Universidade do Vale do Rio dos Sinos UNISINOS, Centro universitário FEEVALE, Faculdades Monteiro Lobato, entre outras. Foi Coordenadora do Curso de Ciências Contábeis e do Núcleo de Apoio Fiscal- NAF. Participou do grupo de pesquisa Gestão de Tecnologia da Informação (GTI); É autora de artigos científicos e livros na área de contabilidade gerencial e Internacional (IFRS). Atualmente é Diretora de Controladoria da Roma Contabilidade e consultoria, professora de pós-graduação MBAs na Universidade do Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS); UNILASALLE; FAPA e ULBRA, nas áreas de contabilidade gerencial, societária, internacional (IFRS) e Administração Financeira e Palestrante de cursos de curta duração (Extensão) em diferentes instituições, entre elas: ACI, ACIS, SULPETRO e ABRASEL.