Fluxo de Caixa para iniciantes: descubra como utilizar esta poderosa ferramenta.

Muitos empresários e gestores acreditam que tem um Fluxo de Caixa bem aplicado na empresa quando tem os lançamentos de entradas e saídas em algum controle. Mas a ferramenta de Fluxo de Caixa deve ser muito mais completa do que isso é tem um papel fundamental na sua gestão financeira.

Confere esses 5 passos iniciais para você aplicar já na sua rotina. 

  1. Comece pelo preenchimento de saldos

Preencher os saldo, seja em Excel ou em um software, é o primeiro passo para você iniciar a se aventurar com o Fluxo de Caixa. Lembre-se, partimos de um saldo anterior e devemos fazer as devidas movimentações para seguir adiante. 

O primeiro passo, se você ainda não tem um fluxo de caixa estruturado, é verificar todas as movimentações que transitam via caixa, e lembre-se que até o “velho” caixinha precisa ser considerado. Comece separando as contas, identificando em que categoria de despesa ou receita ela se encaixa. 

Se você já tem um fluxo de caixa, também é necessário que se faça uma revisão. Você pode iniciar pelas perguntas: 

  • Toda movimentação está incluída?
  • Não esqueci de lançar aquela pequena notinha do material de expediente ou do cafezinho?
  • Aquele valor que eu tirei da empresa para comprar meu carro, está lançado?

Não interessa a finalidade, se é para você ou para a empresa. Se ele foi movimentado na sua empresa ele precisa ser lançado e controlado.

  1.  Identifique se tudo foi lançado

Verifique na sua documentação suporte se todas as entradas e as saídas já foram devidamente registradas e movimentadas no seu fluxo de caixa. Para os iniciantes do zero, você precisa separar todas as notinhas. Sim, até aquela do lanchinho! Você precisa identificar também que tipo de despesa é aquela, não adianta lançar tudo no “saco de gato”.

A melhor forma de verificar se tudo foi lançado é vasculhar as suas gavetas para encontrar as despesas pequenas! Brincadeiras à parte, é fundamental fazer uma auditoria dos saldos, assim você consegue ver pelo menos a diferença que está sendo gerada. E claro, fluxo com diferença demanda uma análise, ou seja, “catar a diferença” no português popular, analisando se tudo foi realmente lançado.

O fluxo diário, aquele com as informações de lançamentos e movimentação totalmente aberta é bem fácil de ser cruzado, chegando ao final do dia você pode já bater o saldo com o banco.

Inicialmente você pode fazer uma aba para cada banco para cruzar os saldos. Mas depois que você estiver habituado, faça toda a movimentação do seu fluxo de caixa em uma única aba do Excel e faça também um resumo de toda movimentação, por categorias, facilitando uma futura visualização gerencial.

  1.  Verifique se tudo está categorizado

Cada lançamento de despesa ou receita deve ser categorizado. Para você fazer qualquer análise de quanto de despesa você precisa reduzir, a nível de caixa, só é possível se você classificar a despesa corretamente.

As receitas podem se referir ao total das entradas operacionais, que como o próprio nome diz está relacionado à operação, ou as receitas não operacionais, que nada tem haver com a operação da sua empresa. Por exemplo, uma receita financeira se você vende serviço não tem haver com a operação da sua empresa, então neste caso podemos classificar como não operacional.

As saídas podem ser classificadas como operacional e não operacional também, mas além dessa classificação temos que fazer a separação de tudo aquilo que é variável ou fixo. 

As despesas variáveis são aquelas que somente ocorrem no caso de você vender mais ou produzir mais, já as fixas irão ocorrer independente da sua venda ou produção. 

Podemos exemplificar da seguinte forma: a água, a luz da sua empresa, depende das suas vendas? Ela até pode reduzir ou aumentar, mas ela é fixa, sempre ocorre independente do seu faturamento. Já o imposto que você paga sobre a sua operação certamente irá variar conforme o seu faturamento, por isso consideramos variável.

  1.  Faça as auditorias de saldo

Parece óbvio, mas tem muita gente que não faz! O fluxo de caixa precisa ser auditado, você precisa conciliar os saldos senão o Fluxo não tem utilidade. Como no futuro você fará análises de caixa geradas se nem mesmo sabe se os saldos ou a movimentação estão corretos?

A auditoria de saldo é algo de extrema importância Não adianta só alimentar o seu fluxo de caixa, você precisa conferi-lo. Você precisa identificar se algo ficou de fora e quais são as diferenças que identificamos após todos os cruzamentos.

Além de lhe trazer segurança e confiança, ele te auxilia em uma análise mais complexa, em uma projeção correta das informações para o futuro.

  1. Separe o Caixa Operacional do Não Operacional

Apesar de muita gente não saber, o caixa pode ser dividido em operacional e não operacional. O caixa operacional inclui tudo aquilo que tem haver com a operação da sua empresa, ou seja com a atividade fim. Já o não operacional é tudo o que não tem haver com a sua atividade fim, no caso podemos citar dívidas com antigos sócios como exemplo.

As receitas operacionais são referentes à venda e aos serviços que você efetua na sua empresa, já os não operacionais são referentes àquilo que não está relacionado à operação da sua empresa, ou seja as receitas financeiras incorridas de alguma aplicação.

Referente às despesas relacionadas à operação, seriam aquelas relacionadas aos impostos gerados da operação, a água, luz e telefone. Já as despesas relacionadas ao não operacional são aquelas que não tem relação com a sua empresa, por exemplo, retirada antecipada de lucros, ou dívidas de fornecedores antigas. Esta classificação permite identificar se a sua empresa gera caixa, e esta é uma grande dúvida dos empresários. Muitas vezes seu negócio é bom, mas você não analisou corretamente o financiamento que deveria ser tomado em um momento de sufoco.

Esse tema é de extrema importância e pode não ser tão simples quanto muitos imaginam. Então não fique no escuro com as suas finanças  e peça ajuda para retomar o controle da sua empresa. 

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** Autora Letícia Tessmann

** Sobre autora:

Contadora, Professora e Palestrante. Especialista e Mestre em Controladoria. Possui larga experiência em demonstrações financeiras, consolidação de empresas nacionais e internacionais, reporte à casa Matriz, auditoria e controladoria. Atuou por mais de 6 anos em empresas multinacionais, tais como Ernst & Young, Gerdau e Yara Brasil Fertilizantes, nas áreas de auditoria externa, contabilidade e financeira. Foi professora de graduação da UNISINOS e FACCAT. Atualmente é professora de pós-graduação em Universidades como UNIRITTER e FACCAT, nas áreas de contabilidade e controladoria. É autora de artigos científicos e capítulos de livros nas áreas de Responsabilidade Social e Controladoria. Atualmente é Diretora e Consultora da Roma, atuando como especialista em projetos relacionados à Processos e Auditoria Interna.

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