Como evitar o desperdício de dinheiro em atividades administrativas-financeiras da sua equipe

**Autora: Letícia Tessmann
@letessmann

Capa de Artigo
Artigo: Como evitar o desperdício de dinheiro em atividades administrativas-financeiras da sua equipe

Saber quanto custa cada processo da sua empresa e medir o quanto tempo seu colaborador leva para fazer cada atividade, fará você economizar dinheiro com certeza!

O mapeamento de processos além de uma ferramenta poderosa na organização operacional das suas atividades, auxilia na clareza dos fluxos de trabalho. Com ela fica evidente como cada colaborador pode contribuir e melhorar na geração das informações, que são preciosas para tomada de decisões e alinhamento das suas estratégias.

Se você não tem as atividades administrativas-financeiras da sua equipe mapeadas, leia este artigo que contém dicas valiosas para evitar o desperdício de dinheiro em sua área administrativa-financeira.

  1. Levantamento dos Processos dos Colaboradores

A etapa inicial de qualquer mapeamento deve ser feita através de um diagnóstico com os colaboradores, uma forma simples e prática. Nesta etapa são realizadas entrevistas para detalhar de forma macro todo funcionamento do trabalho desempenhado pelo colaborador.

Instigue ele a trazer detalhes das atividades, quando mais rica a descrição do dia a dia do funcionário melhor serão os desenhos dos fluxogramas de trabalho que você irá fazer.

O ideal é que você também analise as planilhas, o sistema e forma de execução das tarefas, na maioria das vezes executamos tarefas operacionais no automático e não pensamos nas formas de facilitar.

2. Listagem de todas as atividades

A listagem das atividades é algo prático e fácil de ser aplicado com a equipe, você pode inclusive fazer uma única reunião com toda a equipe do administrativo-financeiro, explicando como deve ser feita a lista.

Peça para que informem tudo, todas as atividades que eles fazem, de atender ao telefone até uma planilha complexa, sempre é importante saber a frequência com que são feitas as atividades para você não se enganar, sempre tem aquele colaborador que quer parecer fazer mais do que efetivamente faz pela sua empresa.

Com a listagem em mãos você vai excluindo atividades que não são da responsabilidade daquele colaborador, conforme o cargo, elimine os gargalos e as duplicações, neste caso são aquelas atividades em que mais de um colaborador desempenha, mas de formas diferentes, chegando ao mesmo resultado.

Em uma etapa posterior pode ser solicitado à equipe que façam a medição dos tempos, para em uma análise futura você descobrir o quanto cada área te custa.

3. Desenho do Fluxograma de Trabalho

Os fluxogramas são essenciais, sem eles você não tem o retrato e o passo-a-passo de cada atividade, de nada adianta cobrar do seu colaborador maior desempenho sem conhecer o dia a dia dele e as dificuldades com o sistema ou mesmo no manuseio de planilhas.

Muitos colaboradores não são treinados para atividades que devem desempenhar na empresa, ele simplesmente é “jogado” para execução, já sai fazendo o que era feito pelo outro colega; sem pensar, sem medir e sem planejar as execuções.

Faça o desenho do antes, o AS IS com todos os erros, com todos os problemas identificados por você na etapa do mapeamento. Descreva todas as falhas e tudo aquilo que você acha desnecessário para aquela função.

Depois do AS IS desenhado parta para o TO BE, desenhe aquele processo limpo, sem retrabalhos, sem problemas de controle, ou seja, com segregação de funções, com controles bem aplicados e eliminação de gargalos. O fluxograma desenhado após o AS IS deve ser limpo de falhas, deve ser o mais ajustado e prático.

4. Plano de ação para as melhorias identificadas

Após os mapeamentos, os desenhos do fluxograma você parte para etapa mais temida pelas empresas, colocar em prática as ações e engajar a equipe para as mudanças.

O processo pode ser lindo, prático, mas se o seu funcionário não gostar e sabotar o seu novo processo, não vai funcionar, então antes de tudo ENGAJE!!! ENGAJE e ALINHE com a equipe o que será feito, demonstre que aquele trabalho trará além de mais segurança para informações geradas e tranquilidade para o seu negócio, também benefícios para o colaborador que poderá gerar mais resultados para empresa e com isso terá um crescimento profissional exponencial. Lembre-se: Você precisa sempre “vender” a ideia!

Monte um bom plano de ação, utilize ferramentas como a do PDCA, estude ela e aplique, faça reuniões periódicas com os funcionários, crie indicadores de desempenho daquelas atividades, sempre mostre o que de bom ela trouxe para o processo.

Precisa de ajuda para organizar seu processo administrativo-financeiro? Converse com um de nossos especialistas. Nós podemos te ajudar a traçar um bom plano para sua empresa alinhar sua equipe e obter os melhores resultados!

** Sobre autora: Contadora, Professora e Palestrante. Especialista e Mestre em Controladoria. Possui larga experiência em demonstrações financeiras, consolidação de empresas nacionais e internacionais, reporte à casa Matriz, auditoria e controladoria. Atuou por mais de 6 anos em empresas multinacionais, tais como Ernst & Young, Gerdau e Yara Brasil Fertilizantes, nas áreas de auditoria externa, contabilidade e financeira. Foi professora de graduação da UNISINOS e FACCAT. Atualmente é professora de pós-graduação em Universidades como UNIRITTER e FACCAT, nas áreas de contabilidade e controladoria. É autora de artigos científicos e capítulos de livros nas áreas de Responsabilidade Social e Controladoria. Atualmente é Diretora e Consultora da ROMA BC, atuando como especialista em projetos relacionados à Processos e Auditoria Interna.

Nós impulsionamos a sua evolução.

Fale conosco.