Como evitar custos elevados com a sua folha folha de pagamento

** Autor Lauri Bencke

A folha de pagamento é um dos pontos mais sensíveis de uma empresa, os colaboradores têm relação direta com a folha de pagamento, qualquer atitude, sem cautela e o mínimo de organização, pode afetar diretamente o seu “bolso” e a qualidade do seu produto ou serviços através de uma baixa produtividade por parte dos seus colaboradores.

É muito importante que a empresa conheça sua folha de pagamento e responda as seguintes perguntas: A empresa paga tudo o que o funcionário tem direito? Conhece o real custo de um funcionário? Existe um significativo valor de horas extras mensais?  A jornada de trabalho é a ideal para seu modelo de empresa? Ela paga os mesmos salários que o concorrente, mas o custo é bem superior? Quais os riscos trabalhistas que possuo?

Se você não consegue responder estas perguntas e ainda fica na dúvida do que fazer com a sua folha de pagamento, saiba que cada empresa tem sua particularidade, e cada funcionário pode ter seu custo, e é muito importante a empresa conhecer todos os aspectos que envolvem o custo dos funcionários. Para auxiliar você, criamos este artigo com 7 dicas importantes para que você faça uma boa gestão da sua folha de pagamento

1 – CUSTOS DOS FUNCIONÁRIOS

É rotineiro as empresas adotarem um percentual fixo para ter uma base de custo de um funcionário, mas é importante conhecer cada detalhe que forma este custo, para entender se sua empresa realmente tem este custo, os “chutes” não são bem vindos para uma avaliação real da sua folha de pagamento.

Você precisa iniciar analisando a opção tributária da sua empresa: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e se a empresa possui algum benefício como a desoneração da folha de pagamento.

Os custos mais conhecidos como 13° salário e férias, também podem ter suas variáveis, principalmente se os funcionários têm o hábito de fazer horas extras, isto implica em significativas variações no seu custo.

A insalubridade e a periculosidade são variáveis muito questionáveis, é possível diminuir e até eliminar estes custos, mas para isto é necessário adotar prevenções e adequações em relação a sua segurança do trabalho. Neste caso a empresa precisa inicialmente investir para eliminar custos.

Toda a complexidade relacionada ao custo dos funcionários está relacionada com a  particularidade de cada um, sendo que uma simples necessidade de vale transporte, já pode trazer uma diferença em relação a outro funcionário que irá trabalhar de carro, por exemplo, mesmo que o colaborador exerça a mesma função com o mesmo salário, você deve considerar todos estas variáveis na contratação e no momento da avaliação dos seus custos com a folha de pagamento.

2 – HORAS EXTRAS

Pelo próprio nome as HORAS EXTRAS deveriam ser extraordinárias, mas acabam se tornando uma vilã nos custos das empresas, quando estas se tornam habituais. Sempre lembre da premissa, a Hora Extra é um custo no mínimo 50% mais elevado que o valor hora normal, além disso ele pode ser um indicador de falta de produtividade e comprometimento com o resultado da empresa.

Tenha em mente:  Elimine o máximo possível das horas extras, e se possível faça uma readequação das tarefas e horários, para que estas tenham o menor impacto possível na folha de pagamento. Conforme o tipo de atividade da empresa, uma simples alteração de horário de início, intervalo, ou término do trabalho, podem solucionar o excesso de horas extras.

O banco de horas, principalmente após a reforma trabalhista, é um grande aliado das empresas. Além da empresa eliminar o custo com as horas extras, é possível adequar a necessidade do trabalho conforme a demanda, mas é preciso ter muito cuidado para que este banco de horas não se torne um problema, caso a empresa não consiga compensar em folgas, ela deve pagar as horas extras acumulados em banco a cada seis meses, este saldo muitas vezes acaba virando um ”pesadelo” para empresa.

3 – CONTROLE DE PONTO

Por muito tempo as empresas tiveram grandes problemas jurídicos devido ao controle do ponto, atualmente com o auxílio da tecnologia é possível fazer um controle de todos os funcionários, independentemente de onde estejam e da forma de trabalho acordada entre as partes.

O Controle do ponto eletrônico ainda não é obrigatório para todas as empresas, mas é um investimento necessário e a cada dia está se tornando mais acessível. A facilidade quando se tem um sistema informatizado, é de poder integrar com a folha de pagamento, o que auxilia na redução de erros e na economia de tempo em cálculos manuais.

Mesmo a empresa optando em não ter o ponto eletrônico é importante ter o registro do ponto, para uma eventual necessidade de prova documental das horas trabalhadas do funcionário, em caso de reclamatória trabalhista.

4 – PRODUTIVIDADE X ABSENTEÍSMO

Uma das melhores formas de reduzir custos com a folha de pagamento, é sem dúvida, investir na elevação da produtividade da equipe, ou seja, produzir mais em menos tempo. É preciso que o funcionário conheça bem o objetivo do seu trabalho, seus prazos, e ter clareza de como deve elaborar suas tarefas. Para quem não tem um mapeamento das suas atividades, indicamos que seja feito um bom trabalho de processo.

O absenteísmo, ou seja, o número de dias que o funcionário passa fora da empresa por questões relacionadas a saúde, problemas pessoais e até mesmo faltas sem justificativa, resulta em problemas na produtividade e na elevação dos custos. É necessário ter uma política de controle destas faltas, e ao mesmo tempo, criar um ambiente de trabalho motivador e agradável para que o funcionário não veja a falta como uma forma de fugir do trabalho.

5 – TERCEIRIZAÇÃO

Com as mudanças na Reforma Trabalhista, a terceirização se tornou uma opção viável, que deve ser analisada pelo empresário. Trabalhos muito específicos podem ser terceirizados, ao invés de contratar um profissional somente para uma demanda específica, gerando custos desnecessários. Outra vantagem é você poder contar com o serviço terceirizado no momento que precisa sem um custo fixo de um profissional registrado na folha. A possibilidade de contar com um profissional especializado na área pode agregar muito valor e qualidade ao seu produto.

6 – TURNOVER

As taxas de admissões e demissões de uma empresa, podem representar um significativo custo para a empresa. Conhecer os motivos dos desligamentos é primordial para uma gestão eficiente, e redução dos custos do Turnover (rotatividade).

A seguir elencamos os principais motivos, para você conhecê-los e evita-los:

Cargos e salários – muitas empresas não investem em num plano de Cargos e salários, o que acaba desmotivando seus colaboradores e dificultando na retenção de talentos;

Diferenciação de tratamento entre os colaboradores – quando existe um tratamento diferenciado entre colaboradores, começam a surgir conflitos e insatisfação. É necessário ter uma gestão democrática e sem privilégios, pois todos fazem parte do mesmo propósito;

Falta de reconhecimento – a maioria das pessoas quer ser reconhecida pelo seu trabalho, ser valorizada, elogiada e recompensada pela sua dedicação. Ao elaborar um plano de Cargos e salários, a empresa pode estabelecer avaliação de desempenho, estabelecer o plano de carreira e desenvolver gratificações ocasionais, para que o colaborador sinta orgulho de fazer parte da sua empresa.

Gestão de Conflito – o conflito entre lideranças e liderados, como perseguições, punições, desmandos e comunicação ineficiente, precisam ser administrados e evitados dentro de uma empresa, isso reduz a rotatividade de funcionários.

Desgaste físico e emocional – toda a empresa deseja reduzir custos e aumentar a lucratividade. Por isto é necessário investir em processos produtivos eficientes para não haver estes desgastes.

Alguns desligamentos e afastamentos da empresa podem ocorrer por motivos inesperados, como: aposentadorias, doenças, fatalidades, transferências e outras ocorrências. A demissão de um funcionário, já pode ter seu custo projetado mensalmente pelo Departamento Pessoal, mas a contratação de um funcionário para substituir este desligamento, muitas vezes não é mensurado e pode ser relevante.

Além do custo de contratação, existe o custo do treinamento, seja com horas internas ou mesmos com cursos externos para que esse profissional faça o trabalho com a mesma qualidade do colaborador anterior.

7 – RISCOS TRABALHISTAS

Cada empresa possui uma forma particular de administração: seja na forma de lidar com os seus colaboradores, no formato de remuneração, seja ela fixa ou variável ou mesmo na forma de planejar suas atividades, todas estas questões impactam os custos com o colaborador em diferentes empresas.

Muitas vezes funcionários cometem falhas que põe em risco a própria saúde, em um caso como este a empresa deve fazer uma advertência formal, e demonstrar a preocupação com a saúde do trabalhador. Na repetição das ocorrências é necessário tomar medidas mais drásticas, mesmo o funcionário sendo responsável pelos seus atos, para que a empresa não seja penalizada.

Um treinamento de utilização de máquinas, treinamento de utilização de EPIs, e até dicas importantes para o desenvolvimento do trabalho com segurança e saúde, demonstram o quanto a empresa é organizada e se preocupa com o bem estar de todos, mas tudo isto só terá validade se for devidamente oficializado e registrado.

Um fator determinante que toda empresa precisa e deve fazer é medir os riscos trabalhistas e os custos ocultos existentes dentro da empresa. É comum o empresário se deparar com uma série de questões, que muitas vezes parecem irrelevantes, mas podem trazer sérios riscos futuros. Fique de olho e administre seus riscos!!!

Tudo o que relatamos até aqui, se bem administrado, já traz uma redução nos riscos trabalhistas, mas é importante salientar que a folha de pagamento precisa ter rotinas claras e bem definidas. É preciso organização na forma de tratar os documentos, planejar e padronizar seus processos, principalmente em admissões e demissões, estes devem ser guardados pela empresa por 99 anos, então IMAGINE a organização que você deve manter para assegurar que estes documentos permanecerão intactos ao longo do tempo.

Conheça todos os aspectos que envolvem a empresa e seus colaboradores, entenda o quanto a sua folha de pagamento impacta nos custos gerais. Se organize, tenha processos definidos! Inicialmente pode parecer uma geração de custo, mas tenha certeza que a redução se dará à longo prazo, reduzindo seu risco.

Precisa de ajuda para organizar e avaliar a sua folha de pagamento? Converse com um de nossos especialistas. Nós podemos te ajudar a fazer uma boa avaliação da folha de pagamento e um plano de redução dos custos!

** Autor Lauri Bencke

** Sobre autor:

Contador com mais de 25 anos de experiência em contabilidade fiscal, contabilidade gerencial e contabilidade de custos, atuando focado no desenvolvimento dos clientes e na qualidade dos serviços prestados e na organização. Atuou em trabalhos de conscientização da responsabilidade civil e fiscal dos envolvidos nas organizações empresariais, junto à Associação dos Contadores de Estância Velha e Ivoti. Possui grande experiência em prestação de contas do terceiro setor, tendo participado da primeira turma da ONG Parceiros Voluntários, diretamente na transparência e prestação de contas de entidades do terceiro setor. Atualmente é Diretor e Consultor da Roma, atuando como especialista em projetos relacionados a Gestão Tributária, Fiscal e Contábil.

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