5 cuidados indispensáveis para um bom controle financeiro

A boa performance financeira é reflexo de uma série de ações que precisam ser muito bem conduzidas pela área financeira. Não há milagre, o que existe é um trabalho direcionado por um bom planejamento.

Neste artigo, elenquei cinco cuidados essenciais que identifiquei nos atendimentos que realizamos e que são importantes para evitar o tão temido “desencaixe” nas contas financeiras.

1. Cuidado com o vendedor empolgado!

O vendedor empolgado pode ser um problema para empresa, caso ele não tenha metas claras, considerando: 

I) o quanto pode vender

II) o que deve vender

III)  até que preço pode negociar

IV) qual prazo deve conceder 

Se você não direcionar bem as vendas, é possível estar correndo um risco de vender produtos a mais e não ter nem o dinheiro para repor estoques ou mesmo os materiais necessários para executar o serviço.

Neste sentido, defina suas metas de vendas respeitando o plano financeiro e repasse com sua equipe de vendas as definições! Você só vai conseguir isso com eficiência, fazendo as projeções no seu fluxo de caixa. De quanta receita é necessária para cobrir os seus custos operacionais, e não esqueça que você vai precisar de material para produzir, executar o serviço ou mesmo revender, e isso será um desembolso que também deve ser planejado.

Lembre-se que os prazos concedidos aos clientes na hora das vendas precisam ser gerenciados. Pois se o prazo de pagamento dos fornecedores for menor que o de recebimento de clientes, faltará capital de giro para o financiamento da operação. 

Há quem se perca ao comprar mercadoria à vista, por exemplo, pois de nada adianta pagar os fornecedores a vista para conseguir uma matéria-prima com desconto para produção se você precisa vender o produto em 10x.  A não ser que você tenha um bom capital de giro, você estará “ferrado” pois precisará de muito dinheiro para financiar o seu cliente. 

Lembre-se! Se você não consegue embutir o custo de ter um ciclo financeiro desajustado no produto é você quem pagará a conta! E você também não é banco!

2.Tenha atenção ao nível do estoque e cuide do giro.

Você deve ir muito além da auditoria dos estoques com a contagem dos produtos físicos comparando com o sistema! Controle o giro (tempo médio) dos estoques. Realizando estes dois passos você irá monitorar as perdas e trabalhar na redução do tempo de estocagem, impactando positivamente no seu fluxo de caixa. 

Sei que para alguns empresários é algo surreal! Mas, você deve gerenciar o seu estoque e para isso você precisa aplicar outros controles que possibilitem identificar a perda e o giro dos produtos e das mercadorias! 

Elimine da sua empresa o comprador compulsivo, fã de uma promoção! Defina metas de compra com clareza, o seu comprador não pode sair comprando qualquer produto só porque o vendedor passou a conversa nele de que vai aumentar muito o preço daquele material e ele precisa urgentemente comprar um mega estoque. 

Você precisa ter e usar, relatórios de curva ABC (lista ordenada dos estoques por importância), para definir o seu estoque mínimo, e não esquecer de controlar validades. Assim haverá tempo hábil, para definir alguma promoção cabível e não aquela queima de estoque sem planejamento.

Estoque Parado = Dinheiro Parado! Além disso, é preciso considerar o custo de armazenamento, já que existe um custo por deixar itens parados no estoque!  Melhor dinheiro na mão que o dinheiro no estoque. Uma boa dica se quiser se aprofundar, e estudar a metodologia do justin time e aplicar.  

3. Planeje bem as retiradas dos sócios!

Antes de entrarmos neste assunto, é necessário entender a diferença entre lucro e pró-labore. Pró labore é o salário a ser recebido pelo sócio pelo seu trabalho na empresa enquanto, lucro é a sobra decorrente das vendas deduzido seus custos. 

Cabe lembrar que nem todo lucro deve ser distribuído, ele deve também ser retido para  formação do capital de giro, reservas ou reinvestimentos.

O sócio pode e deve retirar lucros! Nada mais justo que ele ter um retorno do investimento que ele fez na empresa.

É preciso também estimar um valor para o seu pró-labore. Muitas vezes o empresário passa anos sem retirar pró-labore, ou mesmo retira valores bem abaixo do que seria seu salário caso estivesse no mercado de trabalho. 

Um bom planejamento destas retiradas evitará “sangrar as contas da empresa”. Isso acontece quando não se tem recursos suficientes em caixa, mas existe lucro. 

Tenha cuidado ao elaborar este plano, não adianta retirar lucros e estar com os impostos atrasados ou mesmo tirar lucro e não conseguir pagar os funcionários. 

Por isso você deve acompanhar o fluxo de caixa e planejar as projeções, para com tranquilidade, com endividamento administrado, com os impostos pagos/parcelados, retirar os lucros que realmente existem e não algo fictício que pode trazer ainda mais fragilidade a continuidade do seu negócio. 

4. Administre o endividamento e controle a parcela que cabe no bolso.

Atuar com o fluxo financeiro apertado, ou na escassez realmente não é fácil!  Em momentos financeiramente ruins, os empresários tendem a se desesperar e não conseguem raciocinar bem.

Optar por um giro fácil que está disponível imediatamente na conta do banco pode ser uma péssima ideia. Claro que no momento de desespero, se o empresário não for estratégico e for mais operacional, pode acabar contratando para aliviar aquela dor e poder pagar por exemplo a folha de pagamento.

É justamente quando falta dinheiro que se precisa ter cuidado e planejamento, nestas horas deve-se manter o “sangue frio” e analisar os números.

Ah! Você não tem números? Faz tudo pelo feeling? Então comece a desvendá-los. Se em dias de sol já precisamos ter um fluxo de caixa eficiente, imagine nos dias de temporal, em que o endividamento nos deixa aflitos, aí mesmo que você precisa de projeções.

De maneira simplista inicie fazendo um levantamento dos gastos mensais mais gerais da sua empresa, do faturamento, dos gastos com impostos e endividamento. Aos poucos você terá uma ideia se a sua operação gera ou não caixa, fornecendo embasamento para o seu planejamento.

5. Estabeleça uma política de crédito e acompanhe a inadimplência.

A inadimplência, quebra qualquer projeção mal feita! Sim, você precisa também estimar aqueles que poderão não te pagar, eu sempre digo que não dá para contar com o ovo da galinha. 

Por isso, o departamento de vendas precisa estar independente da análise de crédito. Lembre-se que o vendedor quer vender e atingir as suas metas. Quem deve analisar o crédito é a equipe ou a pessoa do financeiro.

Sem medo, segregue essas funções e exija que seu financeiro verifique o SERASA e os protestos. Aquela empresa que deve para outros, provavelmente irá dever para você. 

E a inadimplência precisa ser controlada! Você precisa ter um levantamento de quem te deve, fazer as cobranças, lançar as perdas ou os acordos para quem vai acertar aquela dívida antiga. Tudo isso precisa estar no radar do financeiro e registrado no seu fluxo de caixa. Inclusive temos um cliente que ao controlar o endividamento conseguiu passar a taxa de inadimplência de 5% para 0,6% no mês. Maravilhoso né?! Mas é um trabalho árduo, portanto inicie antes de prejudicar ainda mais a sua empresa.

Precisa de ajuda para organizar seu processo administrativo-financeiro? Converse com um de nossos especialistas. Nós podemos te ajudar a traçar um bom plano para sua empresa, alinhar sua equipe e obter os melhores resultados!

** Autora Letícia Tessmann

** Sobre autora:

Contadora, Professora e Palestrante. Especialista e Mestre em Controladoria. Possui larga experiência em demonstrações financeiras, consolidação de empresas nacionais e internacionais, reporte à casa Matriz, auditoria e controladoria. Atuou por mais de 6 anos em empresas multinacionais, tais como Ernst & Young, Gerdau e Yara Brasil Fertilizantes, nas áreas de auditoria externa, contabilidade e financeira. Foi professora de graduação da UNISINOS e FACCAT. Atualmente é professora de pós-graduação em Universidades como UNIRITTER e FACCAT, nas áreas de contabilidade e controladoria. É autora de artigos científicos e capítulos de livros nas áreas de Responsabilidade Social e Controladoria. Atualmente é Diretora e Consultora da Roma, atuando como especialista em projetos relacionados à Processos e Auditoria Interna.

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