Controle de estoques: organize seu processo, reduza custos e perdas. – Roma Business Consulting

Controle de estoques: organize seu processo, reduza custos e perdas.

Controle de estoques: organize seu processo, reduza custos e perdas.

** Autora Letícia Tessmann

Os estoques são muitas vezes fonte de “dor de cabeça”, principalmente quando não há organização e um sistema adequado para o devido controle das entradas e saídas de mercadoria. E aí surgem inúmeras perguntas: como posso manter meu estoque organizado? Quais os ganhos desta organização? Monetários ou só em processos?

O estoque pode ser uma moeda de troca, pode-se afirmar que estoque é fonte de recurso pois é gerador de caixa para empresa.

A falta de inventários periódicos e descontroles nos estoques resultam em problemas de fluxo de caixa, perdas financeiras, desaceleração do crescimento do negócio. Uma empresa desorganizada não consegue crescer e se estruturar de forma eficiente.

Por que o inventário é importante? Por que preciso de uma rotina de contagem?

Quais os controles internos preciso manter para ter uma boa gestão sob meu estoque de mercadorias?

Se estas dúvidas e dificuldades assombram o seu cotidiano, leia este artigo que foi preparado para esclarecer as suas dúvidas e tornar o estoque um aliado.

  1. A ORGANIZAÇÃO DO ESTOQUE: COMO MANTER ORGANIZADO? QUAIS SÃO OS GANHOS?

A organização do estoque deve iniciar pelo almoxarifado, lá você deve começar por um inventário, organizando os itens e inclusive revisando a precificação.

Pense em um estoque desorganizado, aonde os itens estão misturados, consegue imaginar alguém trabalhando neste local?

Você imagina que o almoxarife terá agilidade para encontrar os itens que estão sendo solicitados pelo vendedor neste estoque? E se o próprio vendedor tem acesso ao estoque e pega o item sem qualquer anotação ou a devida baixa no sistema, imagine a “dor de cabeça” e custos que isto irá gerar.

 O vendedor também pode estar efetuando a venda de algum produto e no momento da entrega, o item não está mais disponível ou até mesmo está perdido pelo estoque, já que não existe uma organização, imagine o descontentamento do cliente que não recebe a mercadoria ou a compra que pode ser realizada na “loja da esquina” sem orçamento com um preço exorbitante, nesta ação todo o seu lucro pode ser consumido.

Imagine o estoque de produtos de restaurante, imagine o cozinheiro que está preparando um prato e precisa de algum item deste estoque, certamente será bem difícil de conseguir um produto de maneira fácil e ágil, se não houver organização adequada dos itens. Neste tipo de negócio, devido aos itens serem perecíveis o produto pode estar fora do prazo de validade, criando um risco ao consumidor.

Conforme exemplos citados, seja para um restaurante, comércio ou indústria, um estoque bem organizado deve ser o primordial para empresa. A melhor forma de organização, dependerá exclusivamente do seu tipo de negócio, os produtos agrupados em categorias, em ordem alfabética, tamanho, tipo, e prazo de validade, quando aplicável, evita a perda ou esquecimento de mercadorias para comercialização, contribuindo para eficácia dos controles.

A organização do estoque também contribui para uma análise rápida e mais visual, podendo apontar necessidades de compra ou quais produtos tem mais vazão, mas claro que o feeling visual, não deve ser a única fonte de tomada de decisão, o sistema deve ser utilizado e consultado.

Em um estoque organizado, com etiquetas com o código dos produtos e itens devidamente localizados, a seguir também uma visualização de onde a empresa trabalha com corredores e divisão dos produtos, visualmente facilita ao almoxarife na localização do produto vendido, mas claro que esta realidade deve estar refletida no sistema, fonte segura da informação para efetuar uma venda ou operação.

A organização dos estoques também nos permite medir a saída de produtos: quais saem mais ou quais os que saem menos? Quanto tempo e qual o volume para reposição? Todas as respostas podem ser obtidas através da visualização dos estoques, do auxílio de um RP com as informações atualizadas e um bom funcionário bem treinado no estoque.

2. O PROCESSO DO ESTOQUE: QUAL AS ROTINAS E CONTROLES INTERNOS QUE DEVO MANTER?

O processo do estoque possui custos e riscos que devem ser avaliados pelo empresário, o principal risco é referente ao roubo, porque o estoque representa valor, com a implantação de controles internos adequados, estes riscos são reduzidos à níveis acetáveis.

Os controles mais específicos são referentes a contagem física do estoque e os controles mais gerais se referem a segregação de funções, ou seja, a pessoa que autoriza a movimentação no estoque, não pode ser a mesma que faz a venda do produto, nem a que controla os registros financeiros ou faz a compra do produto. A segregação de funções nada mais é que mitigar o risco de que a pessoa seja dona do processo do início ao fim, sem validação de um terceiro.

Um controle simples, que julgamos ser até bem fácil de ser implantado e mitiga o risco de roubo é manter o depósito fechado e que este seja acessível somente pelos funcionários responsáveis por este processo, a ideia é que as movimentações do estoque sejam rastreáveis, a administração pode inclusive implantar um procedimentos de autorização para recebimentos e saídas de mercadorias.

Outro controle que devemos aplicar é no recebimento da mercadoria, o colaborador do almoxarifado deve verificar com o fornecedor através da ordem de compra: O item recebido é igual ao que foi requisitado pela equipe do compras? Os bens que foram requisitados estão sendo entregues? A entrega está sendo feita dentro do prazo acordado? Se as respostas forem sim você recebe a mercadoria, caso esteja em desacordo você deve devolvê-la. Lembrando que quem recebe a mercadoria não deve ser a pessoa que efetuou a compra, pois temos risco de fraude na transação.

A validação de fatura é um controle importante para que se verifique que o valor acordado na transação de compra está sendo cumprido na entrega da mercadoria, muitas vezes os fornecedores usando de má fé, por perceber o descontrole da entidade podem enviar uma fatura com diferenças pequenas no valor unitário da mercadoria, causando prejuízos a empresa que está adquirindo. Este processo também deve respeitar a segregação, ou seja, quem compra, não recebe e não valida a fatura, quem recebe a mercadoria confere as quantidades e o setor financeiro é quem será o responsável pela validação dos valores acordados pela equipe de compras com o fornecedor.

Os registros dos bens também devem ser realizados, de preferência no momento do recebimento da mercadoria, eles devem incluir informações como validade do produto, quantidade, data de entrada da mercadoria e valor de aquisição, quanto mais completo estiver o registro mais fácil será a apuração de diferenças no estoque. Além das quantidades e valor, o registro dos bens deve indicar pontos de reposição, produtos obsoletos e níveis excessivos de estoque, isto auxilia na gestão dos estoques.

3. INVENTÁRIO DE ESTOQUES: QUAL A PERIODIOCIDADE? POR QUE TER UMA ROTINA DE CONTAGEM?

O controle efetivo do estoque se dá quando temos os controles físico e do sistema iguais, sem nenhuma divergência. O controle do inventário contribui para identificar se houve desvios, furtos, se existem no estoque produtos próximos à data de vencimento para que a venda seja efetuada antes da data de vencimento, ou que este produto seja priorizado na venda; estes pequenos cuidados no controle do estoque já poupam uma grande perda de dinheiro. O controle também possibilita a empresa a ter dados mais refinados sobre a realidade do seu estoque, assim é possível tomar a decisão correta no momento da compra e da venda.

O inventário de estoque da empresa, deve ser realizado de maneira total, e a contagem pode variar conforme os recursos da empresa, se ela possui um leitor de código de barras o trabalho se torna bem mais prático, por que o inventariante pode contar com o aparelho e este já faz a contagem automática lançando dentro do sistema, já a contagem manual é mais trabalhosa, pois é toda feita em papel, com relatório impresso antes da contagem e são anotadas as quantidades e após o encerramento são lançados os ajustes de quantidade no sistema.

A contagem manual, é feita com uso da prancheta, papel e caneta. Já a contagem online, com leitor de código de barras e impute automático do item no sistema.

Para o bom andamento de um inventário, o ideal é estabelecer um processo, com uma política de inventário bem desenhada a aprovada entre a diretoria e a equipe operacional, com responsáveis estabelecidos. Para os inventários manuais, é importante definir a pessoa que lançará os ajustes encontrados no inventário.

Não esquecer de gerar um relatório antes do inventário e um após o inventário, para que não existam problemas futuros do que foi ajustado e para preparar a equipe do almoxarifado para o que precisa ser melhorado no controle diário da movimentação do estoque. Não esqueça que um RP e uma consultoria em processos (caso você não tenha ele bem definido) é a garantia de um estoque virtual e real fidedignos.

Precisa de ajuda para organizar seu processo de estoques?

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** Autora Letícia Tessmann

** Sobre autora:

Contadora, Professora e Palestrante. Especialista e Mestre em Controladoria. Possui larga experiência em demonstrações financeiras, consolidação de empresas nacionais e internacionais, reporte à casa Matriz, auditoria e controladoria. Atuou por mais de 6 anos em empresas multinacionais, tais como Ernst & Young, Gerdau e Yara Brasil Fertilizantes, nas áreas de auditoria externa, contabilidade e financeira. Foi professora de graduação da UNISINOS e FACCAT. Atualmente é professora de pós-graduação em Universidades como UNIRITTER e FACCAT, nas áreas de contabilidade e controladoria. É autora de artigos científicos e capítulos de livros nas áreas de Responsabilidade Social e Controladoria. Atualmente é Diretora e Consultora da Roma, atuando como especialista em projetos relacionados à Processos e Auditoria Interna.