10 dicas para organizar as informações financeiras da sua empresa – Roma Business Consulting

10 dicas para organizar as informações financeiras da sua empresa

10 dicas para organizar as informações financeiras da sua empresa

10 dicas para organizar as informações financeiras da sua empresa

Autora: Rosane Machado

O crescimento sustentável financeiro é o objetivo comum dos empresários. Controlar dados, informações financeiras e gerenciá-las é indispensável na construção de estratégias que alavanquem os negócios, desafio que nem sempre é superado com maestria, já que má gestão financeira é um dos maiores causadores de falência entre as empresas. 

De nada adianta uma informação correta que não chega na hora e no tempo necessário para a tomada de decisões. É aí que entra o processo de geração das informações financeiras, valioso para garantir decisões mais precisas e com ela resultados ascendentes.

Este material foi produzido para ajudar você, que precisa melhorar as informações através do alinhamento dos processos do setor financeiro da sua empresa e construir um processo decisório mais eficiente que realmente auxilie na evolução dos resultados de seu negócio.

1. Tenha disciplina, organização e planejamento

A saúde financeira das empresas depende de organização, planejamento e controle. Ter controle significa dominar o processo, neste caso um controle financeiro eficiente depende de um processo financeiro organizado.

Tarefa que envolve atividades por vezes burocráticas, mas indispensáveis, como:  a organização de documentos, o registro de informações, a utilização de ferramentas de gerenciamento e controle de dados. Além do tratamento destes dados que precisam de agrupamento e categorização por meio de contas e períodos (dias, meses e anos).

Uma das formas de simplificar o processo e reduzir a burocracia é o planejamento das informações que serão utilizadas. Sim! Tudo começa com um plano. Para isso o desenho do fluxograma do processo e os mapeamentos das áreas irão organizar as atividades, facilitando muito no momento de escolher um sistema de informações ou no caso se não conseguir verba para implantação, a utilização de planilhas de controle, inicialmente. 

Lembre-se sempre: Tempo é dinheiro! Busque ajuda para profissionalizar o seu processo financeiro, se você possui alguma dificuldade em mapear os seus processos contrate uma consultoria especializada que irá direcionar estes aspectos, com ajuda profissional o tempo pode ser economizado e os dados finais serão muito mais precisos.

2. Organize seu controle de caixa

Gerir o fluxo de caixa não é simplesmente emitir relatórios de contas a pagar e contas a receber. Nos deparamos com muitos analistas financeiros simplesmente avaliando a curva ABC do contas a receber e a pagar, com base nos boletos já emitidos ou recebidos, sem nenhuma previsibilidade de caixa.

A gestão do fluxo de caixa começa com o registro dos pagamentos e recebimentos de compras e vendas já efetivadas que movimentarão o dinheiro no futuro. Além disso, é necessário o registro das saídas de outras contas variáveis como: comissões, fretes a pagar e impostos. Não esqueça dos desembolsos com gastos fixos, como a folha de pagamento, o aluguel e a energia elétrica, todos precisam estar contempladas. 

 Converse com o seu contador e saiba qual a sua alíquota média efetiva de impostos além da previsão mensal de desembolso. Previsibilidade aqui é regra, imagine que você está em julho e consegue projetar seu caixa para dezembro, sabendo exatamente quanto irá faltar de recurso para os pagamentos do décimo terceiro ou quanto irá sobrar para a distribuição de lucros! Isso fará a diferença nas suas futuras decisões e estratégias.  

3. Separe os caixas, controle o pró-labore e a distribuição de lucros

Um grande e importante passo para a organização financeira é a separação das contas da empresa das contas dos sócios. Calcular o real custo da mão de obra dos sócios que operam o negócio possibilita uma análise correta do lucro. Não podemos ser amadores neste quesito, por mais dolorosa que seja a realidade de conhecer os números.

Uma sugestão é definir o pró-labore com base na atual necessidade pessoal de cada sócio. Liste todos os gastos fixos pessoais dos sócios e projete uma verba para gastos eventuais, com base na soma destes dois você pode definir o valor do pró-labore mensal “salário do sócio”. Outra forma é avaliar quanto custa um profissional de mercado com a mesma atuação, por exemplo um gerente comercial – se essa for a função do sócio em questão – e utilizar este valor como pró-labore. A distribuição de lucros deve ser paga em outro momento, após levantamento do fechamento dos resultados, o ideal é que ela seja paga a cada três, seis ou doze meses.

A disciplina dos sócios é imprescindível para um bom gerenciamento financeiro, já que eles, como donos, devem dar o exemplo no que diz respeito a finanças. Mesmo que essa não “seja a sua praia” um pouco de organização só fará bem! 

4. Gerencie seu lucro é ele quem abastece o seu caixa

O lucro e o prejuízo nada mais são do que medidas de desempenho resultantes das vendas, podemos dizer que o lucro abastece o caixa e que o prejuízo consome os recursos. Por isso manter a lucratividade em níveis elevados é importante!

A lucratividade é um indicador que pode ser medido em R$ e em %. É uma métrica imprescindível para gestão. Podemos dizer que no mundo dos negócios, quem não mede adequadamente seu lucro não sabe gerenciar seu negócio. Este indicador precisa estar ligado as estratégias da empresa.  E como saber se o lucro que geramos é o ideal? Trabalhe com o lucro % e compare com empresas do mesmo segmento de atuação que a sua, dê preferência àquelas que são benchmarking na sua área!

Somente ter um bom lucro % pode não ser suficiente para a sua estrutura de gastos, é aí que os recursos de bancos, terceiros ou dos sócios são aportados, mas, devolvê-los pode ser um verdadeiro problema.  Se há problema de caixa pode haver falta de lucro, mas também planejamento financeiro! Inúmeras vezes nos deparamos com empresas com lucro e sem caixa. Nestes casos, normalmente o problema pode estar nas decisões de investimentos, financiamentos, na inadimplência ou nos prazos.

Se você não domina estas variáveis e não sabe como melhorar a sua geração de caixa, converse com um especialista. Quando estamos dentro do problema as soluções nem sempre ficam nítidas ao nosso olhar, um profissional experiente trará clareza para o seu negócio.  

5. Trabalhe com metas financeiras e orçamento anual

Definir metas é uma excelente maneira de preparar e manter as finanças da sua empresa equilibrada.  Lembre-se sempre da máxima, aquilo que não é medido não pode ser gerenciado! As metas, são uma forma de gerenciamento e trazem um objetivo para as atividades do financeiro, um alvo a ser atingido, gerando melhores resultados. As três mais comuns são:  Limite de gastos, inadimplência e a geração de caixa operacional.

 Um erro comum é gerenciar entradas e saídas sem a divisão das entradas operacionais e das não operacionais. Você precisa saber quanto a sua atividade fim é capaz de gerar de caixa, da mesma forma precisa medir quanto de recursos destina aos investimentos, financiamentos, empréstimos e todo e qualquer desembolso decorrente de dívidas. Muitas estratégias de fluxo de caixa derivam dessa divisão.

Outra dica é a prática do orçamento anual, tanto para o fluxo de caixa como para a DRE.  O orçamento é o desdobramento das estratégias e táticas em um plano operacional, as metas orçamentárias trazem um alinhamento de ações, direcionando o foco ao resultado planejado.  Se você ainda não tem por hábito trabalhar com plano orçamentário, comece desenvolvendo metas de curto prazo e depois avance para metas anuais.   

6. Gerencie fornecedores e compras

Principalmente para indústrias e comércios a cadeia de abastecimento pode alavancar ou “afundar” o caixa. Há casos em que os fornecedores são elos fortes e dominam a negociação com o cliente, impondo prazos, preços e condições que em alguns casos causam danos irreparáveis no capital de giro e no endividamento. Em outros, os fornecedores ajudam, desenvolvem e apoiam seus clientes, como verdadeiros parceiros de negócio.

Tenha muito cuidado com os preços praticados, eles precisam gerar o lucro necessário para abastecer o caixa, estipule o preço com base na sua estrutura de custos e cuide do prazo negociado com o seu fornecedor. Se ele for muito menor do que aquele negociado com o seu cliente, você precisará de capital para financiar a sua operação, quanto maior o prazo com seu fornecedor, melhor.

No caso das compras, a decisão de aproveitar aquele desconto para pagamento à vista ou comprar um grande volume para reduzir o custo é o ideal. Se seu fluxo de caixa é apertado ou existe endividamento, o desconto pode ser uma ilusão, isso porque você terá um custo financeiro para repor aquele capital de giro superior ao desconto recebido. Em alguns casos o prazo é mais importante que o preço, pense nisso!

Não se esqueça de controlar o estoque. Matérias primas, mercadorias ou produtos estocados sem giro representam dinheiro parado. Esteja atento ao estoque mínimo, à rotina de inventários para prevenção de perdas e verifique a real necessidade de abastecimento.

7. Cuide dos prazos, do crédito e administre sua cobrança

Construa uma política clara de vendas e nela defina os prazos aceitáveis. Quanto mais rápido você receber de seu cliente melhor será para o seu fluxo de caixa, facilite, crie métodos de pagamentos mais fáceis e ágeis. Hoje existem muitas opções, quanto mais prático para o cliente, mais rápido você receberá.

Busque automatizar o recebimento como por exemplo: por meio de débito em conta, boleto, sempre que possível utilize a tecnologia a seu favor. Cuide para não depender exclusivamente do recebimento de poucos clientes, se isso acontecer uma possível falta de recebimento pode causar grandes problemas de fluxo de caixa.

Trabalhe com clientes confiáveis, não é porque você precisa vender e faturar que deve efetuar vendas para qualquer empresa, sem a mínima análise de crédito. Só conceda crédito para aqueles que não representarem grandes riscos.

Não tenha medo de cobrar. Construa uma política clara de cobrança e pratique ela todo mês, essa consistência vai ajudar muito a reduzir a inadimplência.

8. Domine seu ciclo operacional e financeiro

Gerenciar os prazos médios que envolvem clientes, fornecedores, estoques e produção é indispensável para uma gestão financeira eficiente. Para dominá-los você precisa inicialmente saber a diferença entre ciclo de caixa e ciclo operacional.

O ciclo financeiro ou ciclo de caixa é a diferença em dias entre o ciclo operacional e o prazo médio de fornecedores, sendo o ciclo operacional definido pelo prazo médio de estocagem e produção mais o prazo médio de recebimento.

A gestão do ciclo financeiro auxilia na manutenção da liquidez (capacidade de pagar as contas no curto prazo). Uma empresa com boa liquidez opera normalmente com custo financeiro menor e com isso amplia sua lucratividade.

Para manter o ciclo financeiro sob controle busque reduzir o prazo de financiamento do seu cliente, seja o prazo no boleto ou parcelamento do cartão, caso seu produto seja um bem durável. Busque formas de ampliar o prazo com seus fornecedores e atue fortemente no controle do tempo de produção e estocagem. Transforme o ciclo financeiro em um indicador e o monitore mensalmente

9. Automatize seu processo e use a tecnologia

Os processos do financeiro envolvem muitas atividades para o planejamento e controle das entradas e saídas de recursos. Lançamento/registros de boletos, recibos, comprovantes, baixas de pagamentos, leituras de extratos, conciliações bancárias, são exemplos de itens e atividades necessárias para que as informações financeiras sejam processadas para posteriormente serem objeto de análise.

Invista em automatizar o controle das suas finanças e profissionalizar as atividades do financeiro. Um bom sistema permite a padronização de processos como por exemplo: da cobrança, das compras e dos lançamentos financeiros, gerando maior controle e confiança nos números para tomada de decisão, além da ampliação da eficiência nas rotinas administrativas-financeira.

Se você já tem um sistema financeiro a dica é USE e ABUSE, infelizmente é comum nos depararmos com empresas que investem um grande recurso em softwares, mas, subutilizam a ferramenta, desperdiçando tempo e dinheiro, por uma implantação mal sucedida, sem um correto mapeamento e definição do processo.

Já tem, mas não sabe usar? Cogite a ideia de contratar uma consultoria de processos para otimizar as atividades do setor financeiro e o sistema. Os processos manuais estão cada vez mais ultrapassados pois, são pouco práticos e geram insegurança nos números.

O essencial é que as informações financeiras sejam seguras, nada pior do que uma gestão que utiliza informações desencontradas para a tomada de decisão.

10. Tenha o contador e a contabilidade gerencial como aliados

Muitos empresários subutilizam os serviços e benefícios que uma boa contabilidade pode trazer ao seu negócio. Alguns acreditam que a atuação do contador é apenas burocrática, capaz de calcular a guia de pagamento dos impostos ou a folha de pagamento dos funcionários ao final do mês.

Usar a contabilidade como um aliado na geração das informações vai ajudar na compreensão das finanças, na gestão dos custos e preços, no risco e custo fiscais e na geração do caixa. Isso porque a contabilidade gerencial abrange ferramentas de análise que apoiam o processo decisório.

Hoje existem diferentes formas de integração das informações contábeis com as gerencias, modelos de terceirização da contabilidade para um escritório, de produção das informações e relatórios dentro da sua própria empresa. Modelos que se ajustam aos diferentes tamanhos e tipos de negócio.

Interaja com o seu contador, troque informação e veja como a contabilidade pode ajudar a ampliar as análises do passado, presente e futuro dos seus negócios. Administrar uma empresa não deve ser uma tarefa solitária, esteja amparado por excelentes profissionais que irão complementar suas avaliações e estratégias.

Lembre-se que muitas empresas sofrem grandes impactos por não terem um bom controle dos seus números. Um bom serviço aliado à uma boa gestão e estratégias de otimização do seu financeiro são elementos chaves para a evolução da sua empresa e fortalecimento no mercado.

Se você gostou desse material e identificou itens a serem melhorados na sua empresa, saiba que temos diversas soluções para ajudar. Entre em contato e conheça um pouco mais sobre o nosso trabalho. Nós podemos te ajudar a traçar um bom plano para reorganizar suas informações financeiras!

** Autora Rosane Machado ** Sobre autora:

Empresária, Contadora, Professora e Palestrante e Mestre em Controladoria e finanças. Já atuou em mais de 150 projetos relacionados a gestão e governança empresarial, ministrou aula para mais de 5 mil alunos em mais de 10 instituições de ensino. Dentre elas: UNISINOS, LASALLE, FEEVALE e FAPA. É autora de artigos, livros e publicações na área de gestão. Atualmente é sócia da ROMABC, atuando como especialista em projetos relacionados à Governança empresarial, sucessão familiar, contabilidade gerencial, finanças empresariais, gestão estratégica de preços e custos, reorganização societária e patrimonial.